三、確定不符合項和編寫不符合項報告
對審核中發現的問題、審核組將以不符合項報告的方式提交被審核方和認證、并在此基礎上編制對被審核方社會責任管理體系是否的結論 . 因此、不符合項報告應簡單明了、只陳述客觀事實、不進行分析、評判、但又要使被審核方以此為依據分析問題、確定糾正行動 . 一份不符合項報告只記錄一個不符合項內容 .
社會責任管理體系審核中的不符合項是指那些違背審核準則的審核發現 . 審核準貝L又稱審核依據、它包括SA8000標準、適用于被審核方的社會責任法律法規及其他要求、和被審核方的社會責任管理體系文件 . 不符合項按其嚴重程度和可能造成的后果可以分為輕微不符合項和嚴重不符合項兩類 .
1.嚴重不符合項 . 出現以下三種情況之一的、即構成嚴重不符合項 .
(1)體系運行出現系統性失效 . 如某一要素或某一關鍵過程重復出現失效現象、即多次重復發生不符合現象、又未能采取的糾正行動加以消、形成系統失效 .
(2)體系運行出現區域性失效 . 如在某一部門、體系要素的失效現象 . 例如各層次中各部門的培訓失效或某一車間有害物濃度長期超標、又沒有糾正行動 .
(3)造成嚴重的社會責任危害 . 如使用勞工或童工、發生群死群傷或火災等災難性事故、發生全廠罷工等重大勞資糾紛事件 .
2.輕微不符合項 . 出現下列情況之一的、即構成輕微不符合項 .
(1)對滿足社會責任管理體系要素或體系文件的要求而言、是個別的、偶然的、孤立的、性質輕微的問題 .
(2)對保證所審核區域的體系而言、是次要的問題 .
3.觀察項 . 出現下列情況之一的、即構成觀察項 .
(1)存在問題、但證據不足、需要提醒被審核方注意的事項 .
(2)己發現問題的跡象、但尚不構成不符合項、繼續發展可能構成不符合項 .
觀察項一般不列入不符合項報告、也不列入后的審核報告 . 設置觀察項利于促被審核方改進社會責任管理體系 .
4.不符合項報告內容 . 不符合項報告包括以下內容:
(1)被審核部門及負責人姓名;
(2)審核員姓名;
(3)審核準則;
(4)不符合事實的描述;
①寫明是什么事情、只陳述客觀事實、不作何分析或論斷 .
②寫明是誰說的或是誰做的、只寫職務、不用寫姓名 .
③寫明規定的要求是什么、寫出規定的具體內容 .
④寫明要的細節、使之便于追溯、如地點、部門、或者標準、手冊、程序、作業文件的名稱和章節號 .
(5)不符合類型、定是輕微還是嚴重不符合項;
(6)建議采取的糾正行動計劃及完成日期;
(7)糾正行動完成情況及驗證 .
對確認有嚴重不符合項的公司、均不予注冊;對有輕微不符合項的數量尚不足以構成嚴重不符合項的公司、一般均予以注冊、但需采取糾正行動、并認證跟蹤確認已符合后、才能予以發證 .
5.審核結果的匯總分析
為了使審核結論準確、審核組長在末次會議前召開1次全體審核員會議、對審核結果作1次匯總分析、以便對被審核方的社會責任管理體系作出公正的評價、為末次會議作準備 . 匯總分析可以考慮以下幾個方面:
(1)從發現的不符合項分析:如不符合項的總數、其中嚴重不符合、輕微不符合各有多少項 . 如果審核的按部門進行的、則列出不符合項涉及哪些要素、其中哪個要素多或嚴重 . 有了這些數據、大致可以清楚這個部門的薄弱環節在哪里 .
(2)從發展的歷史和趨勢分析:將上次審核發現的不符合項的總數及其構成與本次審核結果比較、體系是在持續改進還是在退步 . 從對上次糾正行動完成的情況及的分析、也可看出社會責任管理進步或不足的情況 .
在上述匯總分析的基礎上、可以總結公司管理體系存在哪些薄弱環節及其嚴重程度、從而得出整體的結論意見 .
四、末次會議