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外來文件的控制：
1)對外來文件予以登記識別（如標明收文日期，文件來源，是否完整適用等）；
2)控制文件的分發和變更后的通知更換；
3)識別產品適用的國家、行業和/或地方標準的適用版本并予以控制。
記錄的控制
1）記錄事項應填寫完整無誤、字跡清楚、編目清楚、裝訂規范；
2）貯存方式應當便于存取和檢索；
3）保存在有適當的貯存環境中，以防止損壞、變質或丟失；防止非正常擴散；
4）規定記錄的保存期限，尤其要符合法律、法規的要求；過期的記錄由保管部門按規定銷毀；
5）當合同要求時，在商定期內記錄可提供給顧客或相關方評價時查閱；
歸檔要求：各部門的記錄應按規定的要求及時向相關檔案室歸檔或備案。
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