服務器會議管理端軟件：無紙化會議服務器會議管理端軟件負責議程管理、資料管理、用戶管理、權限管理、會議控制、會議統計功能，以及會議進行時數據等信息的轉發。

客戶端軟件：客戶端軟件通過加密網絡接入無紙化會議系統，主要供參會人員使用，參會人員使用電腦進行會議簽 到、瀏覽會議議程、查看會議材料，參加會議投票表決，發起會議主講/跟隨，對會議進行圈點批注等操作，是代替了紙質文件的電子化會議工具。

Ø 會前準備

會議開始前，由會議助理根據會議主題、與會者名單等，創建會議室、填寫會議主題、上傳會議資料等會議信息。會議助理使用管理端電腦上傳會議用到的會議資料，會議資料上傳后，會議助理可以將會議資料推送給全體參會人員，參會人員使用電腦輸入會議賬號密碼，即可自由查看、標注會議資料。

Ø 簽 到

參會人員進入會場后，參會人員進入指定位置點擊界面中的簽 到按鍵，實現會議簽 到。服務器會議管理端可以查看簽 到信息，掌握簽 到情況。

Ø 會議開始

參會人員進入無紙化會議系統后可以清晰看到當前會議的主題、與會人員、 會議資料、議程、公告等信息，參會人員有權限查閱此會議授權的所有文檔。會議過程中，參會人員可以隨時發起主講或跟隨主講，主講人可以將自己對文檔的操作同步給全體人員。

Ø 會議進行

全體參會人員可以在本地客戶端軟件界面或會議室大屏幕中看到當前會議資料，同時展開討論。討論時可以根據實際需要也發起多個主講進行分組討論。

會議過程中可以由全體人員就某系議題發起投票，全體參會人員通過平板客戶端軟件參與投票。同時，會議助理可以將會議中的會議議程、資料文檔、投票表決、會議考勤等內容，作為會議資料進行存檔保管。

Ø 會議結束

會議結束后，會議助理的主要工作是將會議資料、會議批注、評論、考勤簽 到等打包存檔，以及會議記錄、保密文件的銷毀與清除。