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大型會議如以國際組織、國家政府部門、貿促機構、工商會、集團公司等為主辦者的會議，他們大多有相應的部門或人員專門從事會議工作并有固定的決策程序，會議策劃的環節相對也比較規范合理。對于小的公司而言，可能策劃的環節會比較簡單。連續參加或者連續舉辦的會議決策過程可以比較簡單些，這一方面體現組織者政策和戰略的連續性，另一方面也反映出這些會議項目合適、效果好。對于這些項目，組織者無須再作決策，只要在局部或細節上加以調整即可。但對于初次舉行的項目，組織者應該充分調研，全面考慮，慎重選擇，只有加強決策的科學性，才能避免盲目性。

一般來說，一份完整的會議策劃，基本上包括策劃者、策劃對象、策劃依據、策劃方案和策劃效果評估等要素。

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